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【今さら聞けない!Gmail 便利機能】Gmailに毎日届く大量のメールを自動で仕分けする方法(ラベル・フィルタ)

今回の記事は『今さら聞けない!Gmailに毎日届く大量のメールを自動で仕分けする方法』です。

毎日大量の受信メールに晒されるストレス

社会人になると、とにかく色んなメールが届きます。

自分宛てに直接送信されたメールは言うまでもなく、CCやBCCで届くメールも含めると、一日50通以上のメールが届く人も多いのではないでしょうか。

大量のメールが受信トレイにぐちゃぐちゃに羅列されている煩わしさや、重要なメールを見逃してしまう焦り、大事なメールの内容を確認しようとおもってもすぐ見つからないことに苛立ったりと、メールひとつとっても、仕事中はストレスの原因が沢山あります。

でも、こうやって毎日大量に届くメールがある程度整理された状態にまでコンピュータが自動で仕分けしてくれたら随分ストレスが軽減されるはずです。

Gmailでたくさんのメールを自動で仕分け・整理!

今回は、Gmailの便利な機能のうち、たくさんのメールを自動で仕分け・整理する「ラベル」「フィルタ」を見ていきましょう。

「ラベル」「フィルタ」を使えば、格段にメールチェックの効率がアップするはずです。

《ポイント》

・ラベル機能で、メールの格納場所を確保しておく。
・フィルタに条件を入力しておいて、各ラベルにメールを格納。

 

ラベルの作成

「ラベル」は、パソコンでもよく使う「フォルダ」のように使います。

Gmail画面右上の「歯車」のアイコンをクリックし、「設定」の文字を選択して、「ラベル」タブをクリックすると、下の方に「新しいラベルを作成」ボタンがあるのでクリック。名前を記入し、「作成」ボタンをクリックすると、ラベルが作成できます。

《ラベル作成のまとめ》

Gmail画面右上の「歯車」をクリック
→「設定」をクリック
→「ラベル」をクリック
→下の方に出て来る「新しいラベルを作成」をクリック
→名前を記入してから「作成」をクリック

ラベルの名前はプレゼン案件名が入る場合もありますし、歓送迎会になる場合もあるでしょう(笑)。

ラベルに関しては以上です。

 

 

次は「フィルタ」です。

「フィルタ」とは、自分で選択した特定のアドレスやキーワードに、自動で既読やスターを付けるようにも設定できる機能で、わざわざメールを開いて確認しなくても、設定した条件で、自動でメールが振り分けられるので、これで仕事の作業効率化が図れます。

フィルタの設定方法は、下記のとおり2つあります。

 

届いたメールから直接フィルタをかける場合

受信したメールを開き、「返信」横の「その他」をクリックすると、「メールの自動振り分け設定」という文字が表示されます。それをクリックした後で「フィルタを作成」をクリック。「ラベルを付ける」にチェックをいれ、「フィルタを作成」をクリックすると、仕分けの準備ができます。

 

《この項目のまとめ》

受信したメールを開いて「返信」の横の「その他」をクリック
→「メールの自動振り分け設定」をクリック
→「フィルタを作成」をクリック
→「ラベルを付ける」にチェックを入れて「フィルタを作成」をクリック

 

予め仕分けをしておく場合

Gmail画面右上の「歯車」のアイコンをクリックし、「設定」の文字を選択します。
「フィルタとブロック中のアドレス」タブをクリックします。画面の下の方に「新しいフィルタを作成」という文字があるので、それをクリックしてください。

まずは仕分け対象にするメールの条件(定義)を設定します。

・From:差出人のメールアドレス。
・To:あて先のメールアドレス。
・件名:メールの件名を対象とした検索キーワード。
・含む:メール内に含む検索キーワード。
・含まない:メール内に含まない検索キーワード。

必要事項を入力後、「フィルタを作成」の文字をクリックしてください。

次は仕分け対象のメールが届いた時にどうするのか?を設定します。

今回は、先ほど作っておいたラベルに自動で仕分けしておきたいので、ラベルをつけるにチェックを付けてから「フィルタ作成」をクリックします。

《この項目のまとめ》

Gmail画面右上の「歯車」のアイコンをクリック
→「設定」をクリック
→「フィルタとブロック中のアドレス」タブをクリック
→画面の下の方の「新しいフィルタを作成」をクリック
→FromやToを活用して仕分け対象のメールの条件を設定
→「フィルタを作成」をクリック
→メールの仕分け設定するので「ラベルをつける」にチェック
→「フィルタ作成」をクリック

これでGmailは、あなたの代わりにメールを自動的に仕分けして、それぞれのラベルにメールを自動配信してくれるはずです。

 

 


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ABOUT ME
Norizo-Ninja
40代 ・取締役 ・個人投資家(相場歴10年超・FX・S&P500ETF・トレンドフォロー) ・広告代理店マンだった人(10年勤めて退職・担当していた主な得意は食品と金融) ・資格: 宅地建物取引士(まだ名称が宅地建物取引主任者だった2009年合格) ・出身校: 慶應義塾大学 ㈱電通など ・趣味:音楽(Gibson Les Paul Standard・Fender Eric Clapton Stratocaster)格闘技(Kickboxing)